«

»

Réorganisation de l’accueil au siège de la CC Morvan SGL

Des soucis de réorganisation sur le poste de traitement du courrier nous ont conduit, après entretien et analyse, à prendre les décisions suivantes sur le site siège de Château Chinon.

Analyse de la situation :

-L’agent auparavant chargé de l’entretien des locaux, qui avait été missionné sur l’organigramme en accueil et traitement du courrier n’arrive pas, faute de formation adéquate, à suivre le rythme quotidien de traitement du courrier. Cette mission, qui doit prendre environ 1 h 30, est effectuée en 3 h 30 voire 4 h, et génère retards et difficultés pour les services des trois sites. Les collègues au service la comptabilité ne peuvent prendre en charge cette mission, compte tenu du nombre très important de mandats et titres à effectuer, compte tenu du retard pris en janvier sur le paramétrage des logiciels et la création des budgets (plusieurs centaines de factures en particulier). Il devient urgent de remédier à ce problème d’organisation.

-Un contrat d’entretien avec une société (non locale) avait été signé en décembre 2016 pour un coût mensuel de 1 000 € TTC environ (soit 12 000 € par an). Malgré des pénalités pour rupture anticipé, il sera dénoncé dès que possible. L’agent concerné pourra ainsi, et il en est d’accord, reprendre le service d’entretien des locaux comme précédemment.

Proposition urgente :

-Recrutement d’un agent en emploi aidé (si possible en emploi d’avenir), pour un coût annuel de 6 000 € environ net pour la collectivité afin d’assurer les missions d’accueil, de traitement du courrier, de logistique des réunions, sur un temps complet, ce qui permettra d’assurer une meilleure préparation des réunions par ailleurs.

Le coût sera donc inférieur sur l’année, le traitement de l’information et la logistique seront plus fluides.

Cette proposition est effectuée à coût neutre pour la collectivité, mais surtout s’impose très rapidement.

Nous avons, avec Guy DOUSSOT, Premier Vice Président, rencontré l’agent en question afin de formuler cette proposition.

Dans un souci de bonne information et de transparence, nous tenions à vous en avertir dès à présent.

Dans ce cadre, nous faisons appel aux candidatures notamment éligibles aux emplois d’avenir, voire au dispositif CAE/CUI, et vous remercions, si vous avez connaissances de profil, de nous faire remonter les candidates ou candidats qui pourraient être intéressés sur nos communes.

Nous joignons la fiche de poste à ce courriel.

En vous remerciant de votre attention, nous vous prions de croire, Madame, Monsieur, Cher Collègue, en l’assurance de nos sentiments les meilleurs.

Guy DOUSSOT, Vice Président chargé des Ressources Humaines                                                                          Jean-Sébastien HALLIEZ, Président

 

–==oo§oo==–